Sistem Informasi Arsip Dokumen Digital pada PT Kereta Api Indoensia

Abstract

Kemajuan teknologi informasi telah mendorong berbagai instansi, termasuk PT Kereta Api Indonesia (Persero) Divre III Palembang, untuk melakukan digitalisasi dalam pengelolaan arsip dokumen. Pengarsipan yang masih dilakukan secara konvensional menghadirkan berbagai kendala, seperti keterbatasan ruang penyimpanan, risiko kehilangan atau kerusakan dokumen, serta kesulitan dalam pencarian data. Penelitian ini bertujuan untuk merancang dan membangun sistem informasi arsip dokumen digital berbasis web guna meningkatkan efisiensi dan efektivitas pengelolaan dokumen di lingkungan PT KAI Divre III Palembang. Metode pengembangan sistem yang digunakan adalah Waterfall, dengan tahapan analisis, perancangan, pengkodean, dan pengujian. Sistem dirancang dengan beberapa level pengguna, yaitu admin, petugas, dan user (staf), yang masing-masing memiliki hak akses berbeda. Hasil implementasi menunjukkan bahwa sistem yang dibangun dapat mempercepat proses pencarian, pengelolaan, serta distribusi arsip. Selain itu, sistem ini mampu meminimalkan risiko kehilangan dokumen dan meningkatkan akurasi serta keamanan data.Dengan diterapkannya sistem ini, diharapkan proses pengarsipan di PT Kereta Api Indonesia (Persero) Divre III Palembang menjadi lebih terorganisir, modern, dan mendukung peningkatan kinerja administrasi secara menyeluruh.